PRINCIPAIS FERRAMENTAS
1- Pipefy: cria fluxos de trabalho, gera relatórios
2- Trello: visão geral, fluxo de trabalho detalhado
3- Monday: compartilhamento
4- Notion: Organiza e acompanha tarefas através da visualização de tabelas e listas
5- Pipefy: cria fluxos de trabalho, gera relatórios
5- Google: Gmail, Agenda, Meet, Drive, Keep
INTRODUÇÃO
Empresas são movidas por processos. Mas o que é um processo? Um processo é uma sequência lógica de atividades que transforma o que entra na organização, como matéria-prima, em um bem ou serviço útil para o cliente. O acompanhamento e aperfeiçoamento destas atividades são a chave do sucesso para a eficiência organizacional. Porém, para isso é necessário identificar e registrar os processos que são realizados dentro da empresa, o que pode ser feito através de um Mapeamento de Processos.
Essa metodologia auxilia os responsáveis pelos processos a terem uma visão macro da organização, o que é um desafio na rotina de trabalho, já que as tarefas são visualizadas como etapas isoladas de um processo. Desse modo, o maior controle sobre as atividades permite a otimização do tempo, a redução de custos e o aumento da produtividade. Além disso, plataformas digitais também podem ser utilizadas para essa missão. Porém, para escolher qual utilizar, é importante entender como cada uma delas funciona e qual faz mais sentido para você e a sua empresa.
Ficou interessado? Descubra agora quais são as principais ferramentas para gerenciar os seus processos!
1- Pipefy:
A plataforma permite que você organize os processos da sua empresa de forma fácil e intuitiva. No site do Pipefy há um modelo gratuito de mapeamento que foi especialmente projetado para ajudar a mapear, gerenciar e avaliar diferentes processos.
Mas por que utilizar essa ferramenta?
- Comporta até 10 usuários de forma gratuita;
- Automatiza tarefas repetitivas e manuais criando fluxos de trabalho;
- Interliga cards de diferentes departamentos;
- Gera relatórios de processos.
2- Trello:
Ferramenta visual que possibilita o gerenciamento de processos com a listagem de atividades, sejam de projetos, fluxos de trabalho ou monitoramento de operações.
Mas por que utilizar essa ferramenta?
- Tem plano gratuito com possibilidade de uso de vários recursos, como quadros ilimitados;
- Detalhamento do fluxo de trabalho, com datas de entrega, checklists, comentários, arquivos e categorias;
- Visão geral das tarefas que precisam ser executadas, assim como os seus responsáveis.
3- Monday:
Plataforma visual e intuitiva, que permite a criação de fluxos de trabalho e a organização das equipes, através de quadros totalmente personalizáveis, atendendo as demandas de todas as áreas da organização.
Mas por que utilizar essa ferramenta?
- Há templates personalizados para elaboração de tabelas e quadros, com sincronização simultânea para todos os membros da equipe;
- Compartilhamento de arquivos, imagens e documentos em tempo real com todos os envolvidos;
- Visualização de calendários, tabelas, timeline, mapas e outras opções que tornam a comunicação no ambiente interno da empresa mais eficiente.
4- Notion:
Plataforma que cria um espaço de trabalho virtual, o qual conta com ferramentas para anotações, elaboração de documentos e gerenciamento de projetos. O Notion também permite adicionar filtros de navegação e encontrar rapidamente o que você está procurando, além de criar páginas e subpáginas.
Mas por que utilizar essa ferramenta?
- Permite até 5 usuários gratuitamente;
- Uso de vários recursos, como páginas e blocos ilimitados;
- Organiza e acompanha tarefas através da visualização de listas e tabelas;
- É customizável, podendo ser vinculado a outras plataformas.
5- Google Workspace:
Espaço de trabalho virtual que possibilita o uso de diversas ferramentas em uma única aba do navegador, permitindo a integração entre elas de forma simples. Os principais recursos para a organização de processos dentro desta plataforma são o Gmail, Agenda, Meet e Drive.
O Gmail é uma ferramenta que realiza o envio e recebimento de mensagens eletrônicas, conferindo extrema segurança aos seus usuários, além da possibilidade de criar grupos e realizar chamadas telefônicas.
A Agenda é uma ferramenta de serviço de agenda e calendário que permite adicionar, controlar e gerenciar compromissos, eventos, reuniões e compartilhar a programação com outros membros, além de interligar várias agendas públicas.
O Meet é uma ferramenta de videoconferências online e de nível corporativo, o qual permite a sincronização das agendas de reuniões da equipe, realizar apresentações, armazenar gravações geradas nas chamadas e arquivos.
O Drive é uma ferramenta de armazenamento e sincronização de arquivos, fotos, documentos, apresentações e planilhas, podendo ser utilizado por toda a equipe de trabalho da empresa.
Mas por que utilizar essas ferramentas?
- Unificação da comunicação, gerenciamento de contas e dispositivos de forma simples;
- Utilização de diferentes dispositivos mantendo a segurança;
- Compartilhamento e colaboração em tempo real.
CONCLUSÃO
Por fim, é importante que você compare as ferramentas apresentadas e analise quais fazem mais sentido para o perfil de sua empresa, atendendo as necessidades de organização e controle de seus processos. Sabemos que gerir um negócio não é nada fácil, mas com estas plataformas isto pode se tornar mais simples.